En ce qui concerne les échanges professionnels, je serai le premier à admettre que je suis un peu gênant. Parfois, mon ton est plus laconique que prévu (désolé!) Ou je ne suis tout simplement pas aussi clair que j’aimerais être dès le départ. Assez étrangement, parfois je suis plus à l’aise d’écrire du point de vue d’un personnage fictif que du mien, bien que cela dépend du type d’écriture.
Depuis que je travaille à la maison et que je communique avec mes collègues par SMS la majorité du temps, j’ai décidé de provoquer l’aide du chatbot omniscient autrement connu sous le nom de chatppt. Heureusement, j’ai été agréablement surpris par les conseils offerts et je me suis souvent retrouvé à utiliser le chatbot comme table d’harmonie pour mes brouillons par e-mail. Non seulement il donne des invites et des conseils assez solides, mais il recommande également des révisions et des ajustements à la volée.
Demander le chatppt pour des conseils généraux
La première chose que je voulais de Chatgpt a été des conseils généraux pour la rédaction de courriels en toute confiance. Ainsi, la première question que j’ai tapée dans la boîte de discussion en bas était simplement: « Comment écrire des e-mails confiants à mes collègues et à d’autres professionnels? »
Le bot a offert trois réponses différentes. Les deux premiers étaient sous la forme de listes (plus comme des guides étape par étape) avec des informations qui se chevauchent. Ces listes ont souligné l’importance des lignes d’objet claires et énonçant votre objectif au début de l’échange. Cependant, le troisième était un modèle de messagerie qui illustrait un langage concis et une fin polie. Bingo! C’est celui sur lequel j’ai cliqué.
Bien que j’apprécie comment Chatgpt organise des informations dans des listes faciles à digager, j’ai gravité vers la troisième réponse parce que je préfère apprendre par l’exemple. Le modèle mettait l’accent sur un langage clair et concis, sans aucun doute un aspect important à considérer lors de la construction de courriels professionnels, mais le ton était trop rigide à mon goût. Voici ce que le bot a produit:
Bien que je convienne qu’il est important d’être direct, l’exemple généré par l’AI-I-ci-dessus est presque aussi direct. Je voulais voir un modèle plus convivial et moins formel (ainsi que quelque chose de plus spécifique à ma ligne de travail), j’ai donc demandé au bot de m’aider à élaborer un nouvel e-mail.
Plus de chaleur s’il vous plaît
Chatgpt m’a demandé de fournir plus de contexte. Suis-je en train de fournir une mise à jour sur un projet de groupe? Est-ce que je demande quelque chose à un fabricant? J’ai demandé à Chatbpt d’écrire un e-mail demandant un ordinateur portable pour examen, mais pour le rendre plus décontracté. Ce fut la réponse que le bot a pavé ensemble:
L’e-mail généré par AI-Généré ci-dessus était plus spécifique à ma ligne de travail, mais cela semblait un peu sans âme, j’ai donc essayé une approche différente et j’ai demandé à Chatgpt d’évaluer un e-mail que j’avais écrit. Bien qu’il aide à avoir un modèle à regarder en arrière, je trouve que les commentaires constructifs (même si c’est à partir d’un bot) est le plus utile.
Demander un chatppt pour des commentaires constructifs
Parfois, c’est bien d’avoir une caisse de résonance, même si cette caisse de résonance est un chatbot. J’ai demandé à Chatgpt d’évaluer un e-mail que j’avais écrit et de recommander des révisions. Voici mon e-mail d’origine:
Et voici la version révisée de mon e-mail d’origine (plus suggestions):
Cette rétroaction vaut vraiment son poids en or, car elle fait vraiment reprendre le bosse à la construction d’origine. J’ai du mal à paraître naturel dans les e-mails professionnels et Chatgpt m’a définitivement chronométré à ce sujet. Le bot m’a également demandé d’atténuer l’urgence de ma demande de prêt pour ordinateur portable, ce qui a un sens total. J’avais demandé une réponse rapide dans ma version, mais cela pourrait être trop exigeant.
L’autre chose avec laquelle je lutte est d’intégrer mon nom de manière naturelle, en particulier dans les e-mails d’introduction. Il a l’air maladroit et est probablement difficile à lire à l’extrémité de réception. Chatgpt m’a de nouveau chronométré ici, comme vous pouvez le voir dans l’instantané ci-dessus. Pour une raison quelconque, j’oublie souvent que mon nom est dans ma signature d’e-mail, donc je n’ai pas besoin pour moi de commencer l’échange avec.
Je n’ai pas aimé l’EM Dash dans la dernière phrase de la révision de Chatgpt, j’ai donc demandé au bot de le retirer et également de modifier cette dernière phrase. Voici ce que Chatgpt a trouvé:
J’adore pouvoir demander à Chatgpt de faire des ajustements mineurs aux révisions actuelles. C’est beaucoup plus rapide que de demander à Chatgpt de construire un nouvel e-mail à partir de zéro.
Mon point de relance
Je n’utilise pas Chatgpt pour chaque e-mail que j’envoie, surtout s’il s’agit d’un échange rapide et simple entre moi et un collègue. Cependant, pour les e-mails d’introduction ou quelque chose de plus complexe, je demanderai à Chatgpt des recommandations et des révisions, car je veux être aussi clair que possible. Il se révèle que ce soit un deuxième ensemble d’yeux utile et un antidote à la piège de la réflexion.
